مقدمة عامة عن برنامج
أكسس
يعتبر أكسس نظام لإدارة قواعد البيانات ،
وقاعدة البيانات هي كل مجموعة هائلة من البيانات تختص بموضوع أو موضوعات مرتبطة تم
حفظها بصورة مرتبة ومنظمة ، ولكي نقوم بإنشاء قاعدة بيانات تحتاج إلى نظام يساعدك
على تخزين واسترداد بالإضافة وتحويل تلك
البيانات إلى معلومات مفيدة
تعريف أكسس ( Access )
برنامج إدارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث
يمكن استخدامه بسهولة
تعريف قاعدة البيانات
ملف واحد يتضمن عدة كائنات Access تتعامل
معها بشكل منتظم ( جداول ، استعلامات ، نماذج *تقارير* وحدات ماكرو * وحدات
نمطية
تعريف الجدول
يتم فيه حفظ البيانات ، وهو مرتب وفق تنسيق
سطر وعمود حيث يحتوي كل عمود حقل نوعاً محدداً من البيانات مثل " رقم الموظف " ، " اسم
الموظف " وكل سطر سجل يتضمن
كل المعلومات التابعة لقيمة مدخلة واحدة مثل المعلومات الخاصة بموظف معين * مثل *
رقم الموظف * اسم الموظف * المرتب* العنوان " *
المدينة* .
تعريف الاستعلام
يتم من خلاله طرح الأسئلة حول البيانات في
قاعدة البيانات ، ويمكن من خلال الاستعلام تصفية ودمج البيانات من عدة جداول في
قاعدة البيانات ، حيث يمكن أن نقوم بتصميم استعلام يعرض معلومات الموظفين الذي مضى
على خدمتهم أكثر من عشر سنوات فقط دون غيرهم .
تعريف النموذج
واجهه يتم من خلالها عرض أو إضافة البيانات
من الجداول أو الاستعلامات الموجودة في قاعدة البيانات .
تعريف التقرير
يستخدم لعرض البيانات ومن ثم طباعتها ، ولا
يمكن استخدامه لإدخال البيانات .
كيفية تشغيل برنامج أكسس
اضغط علي قائمة ابدأ
اختار كافة البرامج
اختار
Microsoft office.
اضغط
عليMicrosoft office Access.
تعريف واجهة البرنامج
قائمة الأوامر.
شريط أدوات قاعدة البيانات.
إنهاء العمل على أكسس
اضغط "زر الإغلاق" لإنهاء البرنامج.
إنشاء قاعدة بيانات فارغة
يقوم أكسس بحفظ كافة بياناتك في ملف واحد
يطلق عليه ملف قاعدة البيانات ويتكون هذا الملف من مجموعة من العناصر يطلق عليها
كائنات
كيفية إنشاء قاعدة بيانات قم بإتباع
الخطوات الآتية
اضغط على ملف ثم جديد
اضغط على قاعدة بيانات فارغة
اكتب اسم الملف
اضغط زر إنشاء
بمجرد إنشاء قاعدة بيانات سوف تظهر نافذة
قاعدة البيانات وتعتبر نقطة البداية للعمل مع قواعد البيانات
قائمة الكائنات.
فتح قاعدة بيانات منشأة مسبقا
اضغط على ملف ثم زر فتح لفتح قاعدة بيانات منشأة مسبقا
نختار قاعدة البيانات
اضغط على زر فتح
نافذة قاعدة البيانات
كيفية إنشاء الجداول
من أهم مكونات وعناصر قاعدة البيانات ، حيث
يتم فيها حفظ وتخزين البيانات في شكل جداول في صورة صفوف وأعمدة .
لنفرض أننا نريد إنشاء جدول نريد أن نخزن
عليه البيانات الأساسية للطلاب والذي يتكون من البيانات الآتية :-
رقم الطالب
الاسم الأول
الاسم الأخير
تاريخ الميلاد
المدينة
لإنشاء جدول بهذه الصورة قم بإتباع الخطوات
الآتية
قم بفتح قاعدة البيانات التي قمت بإنشائها
مسبقا
ومن نافذة قاعدة البيانات أتبع الخطوات
الآتية
اضغط على الكائن جداول.
انقر مزدوج على " إنشاء جدول في طريقة عرض التصميم
في خانة اسم الحقل انقر داخل المربع لإدخال اسم الحقل .
في خانة نوع البيانات
انقر السهم المنسدل لإظهار قائمة بأنواع البيانات المتاحة
اختر نوع البيانات من القائمة المنسدلة
طريقة حفظ الجدول
من القائمة ملف انقر على الأمر حفظ لحفظ الجدول .
انقر زر الإغلاق لإغلاق الجدول والعودة إلى
نافذة قاعدة البيانات
حقل المفتاح الأساسي
يتضمن كل جدول على حقل أو مجموعة حقول
تشتمل على قيمة فريدة لا تتكرر ، هذا الحقل الذي يساعد على تفرد البيانات وعدم
تكرارها يسمى بالمفتاح الأساسي Primary Key ومثال
لذلك حقل رقم الطالب حيث يتضمن هذا الحقل قيما فريدة لا تكرار
كيفية تعيين حقل
أساسي
لتعيين أحد حقول جدول البيانات الأساسية على
انه مفتاح أساسي بالجدول مثلا تعيين حقل رقم الطالب كمفتاح أساسي قم بإتباع
الخطوات الآتية
الخطــوات
افتح قاعدة البيانات الذي يتضمن جدول البيانات الأساسية .
افتح الجدول في نمط عرض التصميم .
ضع مؤشر الماوس في الصندوق الموجود على يمين الحقل رقم الطالب ،
وبالنقر بزر الماوس الأيمن سوف تظهر قائمة بها مجموعة من الخيارات انقر على الخيار
مفتاح أساسي
انقر هنا بزر الماوس الأيمن ومن القائمة
انقر على الأمر مفتاح أساسي
تغيير موضع حقل * تعديل اسم حقل * حذف حقل
أولا قم بفتح قاعدة البيانات التي قمت بإنشائها مسبقا
ثانيا من نافذة قاعدة البيانات اتبع
الخطوات الآتية
انقر على الزر جداول
انقر على جدول البيانات الأساسية
انقر زر تصميم
سـوف يتم فتح الجدول في نمط عرض التصميم
تغيير موضع حقل
إذا أردنا مثلا تغيير موضع الحقل رقم
الطالب فنقوم بالاتي
انقر زر الماوس الأيسر باستمرار في الصندوق
الموجود على يمين اسم الحقل ثم اسحب الماوس للأعلى أو الأسفل وأسقطه في مكانه
الجديد .
حذف حقل
إذا أردنا مثلا حذف الحقل المدينة فنقوم
بالاتي
نختار الحقل الذي نريد إن نحذفه
انقر بزر الماوس الأيمن في الصندوق الموجود على يمين اسم الحقل واختر
من القائمة المختصرة الأمر حذف صفوف
تعديل اسم حقل
إذا أردنا مثلا تعديل اسم الحقل رقم الطالب
إلى كود الطالب فنقوم بالاتي
انقر داخل الخلية وقم بحذف الاسم القديم وإدخال
الاسم الجديد
إدخال البيانات في الجدول
أولا : قم بفتح قاعدة البيانات التي تتضمن
الجدول .
ثانيا : من نافذة قاعدة البيانات اتبع الأتي
انقر الزر جداول لإظهار كل الجداول
الموجودة في قاعدة البيانات
اختر الجدول المطلوب إدخال البيانات فيه وذلك بالنقر عليه
انقر الزر فتح
ثالثا اختر أحدا الخيارات الآتية
للانتقال إلى أول سجل
للانتقال إلى السجل السابق
رقم السجل الحالي
للانتقال إلى السجل التالي
للانتقال إلى أخر سجل
تعطيك صفحة فارغة لإدخال سجل جديد
يمكنك في نمط عرض ورقة البيانات إجراء كافة
العمليات على الجدول مثل الإضافة، التعديل، التحديث، والحذف والتنقل ضمن السجلات
توسيع الأعمدة
لزيادة عرض حقل الاسم قم بإتباع الخطوات
الآتية
انقل المؤشر إلى الحد الفاصل بين حقل الاسم
والحقل الذي يليه سوف يتغير مؤشر الفارة إلى سهم مزدوج .
انقر زر الفارة الأيسر باستمرار .
اسحب الفارة إلى جهة اليسار لزيادة حجم
العمود * ولإنقاص حجمه اسحب الفارة إلى جهة اليمين .
ترتيب بيانات الجدول
يفرز أكسس الجدول أبجديا أو رقميا أو بحسب
التواريخ وذلك بترتيب تصاعدي أو تنازلي .
الترتيب التصاعدي
يفرز الجدول تصاعديا ، أبجديا من أ إلى ي
أو رقميا من 0 إلى 9 أو حسب التواريخ من القديم إلى الحديث
الترتيب التنازلي
يفرز الجدول تنازليا ، أبجديا من ي إلى أ
أو رقميا من9 إلى 0 أو حسب التواريخ من الحديث إلى القديم
لترتيب بيانات جدول البيانات الأساسية حسب
حقل الاسم الأول قم بإجراء الأتي
أولا قم بفتح قاعدة البيانات الذي يتضمن جدول
البيانات الأساسية
ثانيا قم بفتح جدول البيانات الأساسية في نمط عرض ورقة
البيانات
ثالثا اتبع الخطوات الآتية
انقر في أي مكان داخل العمود الاسم الأول
لترتيب الجدول حسب الاسم الأول
انقر الزر فرز تصاعدي أو فرز تنازلي لترتيب الجدول تصاعديا أو تنازليا .
تصفية بيانات الجدول
تتم عملية التصفية عن طريق تحديد شروط
معينة ، السجلات التي تتوافق مع هذه الشروط هي التي سوف تظهر ويقوم أكسس بإخفاء
بقية السجلات وتعتبر عملية التصفية مفيدة في حال إنك تريد إيجاد معلومات محددة .
التصفية باستخدام النموذج
يتيح لك التصفية باستخدام النموذج تطبيق
أكثر من شرط سواء كانت هذه الشروط على نفس الحقل أو على حقول مختلفة .
مثلا إذا يمكن الحصول على كل المعلومات
المتعلقة بالطلبة من جدول البيانات الأساسية والذين يقيمون في مدينة القاهرة
والذين أرقام جلوسهم أكبر من 102 ولعمل ذلك قم بالاتي
أولا قم بفتح قاعدة البيانات الذي يتضمن جدول
البيانات الأساسية
ثانيا قم بفتح جدول البيانات الأساسية في نمط عرض ورقة
البيانات .
ثالثا اتبع الخطوات الآتية
من القائمة سجلات أشر إلى الخيار تصفية ومن
ثم انقر على الأمر تصفية حسب النموذج
انقر داخل الحقل رقم الطالب واكتب102
انقر السهم المنسدل على يسار حقل المدينة
ومن القائمة اختر القاهرة
انقر الزر تطبيق عامل التصفية حينئذ سوف تظهر كل السجلات التي تتوافق
مع المعايير التي حددتها ، عند النقر مرة أخرى سوف يزال عامل التصفية وسوف تظهر كل
سجلات الجدول
حذف سجل
لحذف سجل معين من جدول البيانات الأساسية
قم بإجراء الأتي
أولا قم بفتح قاعدة البيانات ومن ثم جدول البيانات الأساسية
ثانيا اتبع الخطوات الآتية
انقر هنا في مربع انتقاء السجل المطلوب حذف
، سوف يضئ السجل بأكمله
من القائمة تحرير انقر على الأمر حذف
حذف جدول
لحذف جدول معين مثلا جدول البيانات الأساسية
قم بإجراء الخطوات الآتية وذلك من نافذة قاعدة البيانات
انقر على الزر جداول لإظهار كل الجداول
الموجودة في قاعدة البيانات
انقر على الجدول المراد حذفه
من القائمة تحرير انقر على الأمر حذف
العلاقات بين جداول قاعدة البيانات
إذا كانت قاعدة البيانات لديك تحتوي على
أكثر من جدول ففي هذه الحالة لابد من توضيح العلاقات بين تلك الجداول وإلا فأنت لا
تستطيع استخراج بيانات من أكثر من جدول في نفس الوقت وبلا تكرار
هناك ثلاثة أنواع من العلاقات
علاقة رأس برأس .
علاقة رأس بإطراف
علاقة إطراف بإطراف.
أولا علاقة رأس برأس
تقوم إستراتيجية هذا النوع من العلاقات على
أساس إن كل سجل من الجدول الأول لا يقابله أكثر من سجل واحد من الجدول الثانى
ثانيا علاقة رأس بإطراف
تقوم إستراتيجية هذا النوع من العلاقات على
أساس إن كل سجل واحد الأول يقابله أكثر من سجل من الجدول الثاني .
ثالثا علاقة إطراف بإطراف
تقوم إستراتيجية هذا النوع على أساس أن كل
سجل واحد من الجدول الأول يقابله أكثر من سجل من الجدول الثاني ، في المقابل إن كل
سجل واحد من الجدول الثاني يقابله أكثر من سجل من الجدول الأول *****
وبذلك قد نكون انتهينا
من شرح برنامج أكسس بالتفصيل
الله يوفقك
ردحذف